7 thủ thuật giúp viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp hơn

7 thủ thuật giúp viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp hơn

18 Tháng Tám 2019

Có bao giờ bạn bối rối khi không biết viết email bằng tiếng anh như thế nào để hấp dẫn? Bạn cũng không biết sử dụng từ ngữ thế nào để người nhận cảm thấy hài lòng? Nếu vậy, bạn nên áp dụng ngay những mẹo dưới đây để email của mình trở nên chuyên nghiệp hơn.

Viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng
Viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng

1. Gửi lời chào đến người nhận email

Tiêu chuẩn một email là phải có “Dear” ở đầu thư. Nếu có thể, bạn nên đính kèm với tên người nhận. Ví dụ như: Dear Chad, Dear Mr. Oswald. Nếu trường hợp bạn không biết tên người nhận thì nên sử dụng lời chào với mẫu “Dear Sir/ Madam”. Tuy nhiên, nên hạn chế dùng mẫu câu này để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận email. Đây cũng là lưu ý quan trọng đầu tiên khi viết email bằng tiếng anh.

2. Cảm ơn người nhận email

Đối tượng bạn muốn gửi đến là cấp trên, khách hàng hay nhà tuyển dụng? Dù là ai đi chăng nữa thì dòng cảm ơn đầu thư sẽ thể hiện được thiện ý của bạn. Hơn nữa, người nhận cũng cảm thấy thiện cảm và dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần sau. Điều này còn giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Bạn có thể tham khảo câu sau: “Thank you for your kind contribution to Red Panda Conservation International”. Hoặc “Thank you for getting back to me”.

3. Giải thích lý do viết email bằng tiếng anh

Bạn nên đề cập ngay đến mục đích của mình theo sau ngay lời cảm ơn. Việc này nhằm tránh lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc. Đây cũng là lỗi mà nhiều người thường hay mắc phải khi viết email bằng tiếng anh. Do đó, đừng quá sa đà vào những chi tiết không cần thiết để email của bạn hấp dẫn hơn.

Bạn có thể sử dụng mẫu câu như: “I’m writing to inquire about…” (Tôi viết thư này nhằm hỏi về…). Hoặc vào thẳng vấn đề như: “I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Oakland next week” (Tôi là nhà sản xuất radio địa phương đang tìm cách sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp trước buổi biểu diễn của bạn ở Oakland vào tuần tới).

Nên giải thích lý do viết email bằng tiếng anh ngay sau khi gửi lời cảm ơn người nhận (Ảnh minh họa Internet)
Nên giải thích lý do viết email bằng tiếng anh ngay sau khi gửi lời cảm ơn người nhận
(Ảnh minh họa Internet)

4. Giữ nội dung email ngắn gọn

Một email thể hiện sự chuyên nghiệp không nên quá dài. Vì không phải ai cũng có nhiều thời gian để đọc hết một email nhiều chữ và rối rắm. Hơn nữa, đôi khi người nhận cảm thấy nội dung quá nhiều, họ có thể sẽ chỉ đọc lướt.

Một lưu ý quan trọng là bạn nên sử dụng câu từ một cách ngắn gọn, rõ ràng. Đồng thời, chú ý các lỗi về chính tả, ngữ pháp cũng như cấu trúc viết email bằng tiếng anh. Thêm nữa, một email thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp không nên viết tắt. Tốt nhất bạn nên sử dụng “I am writing to…” thay cho “I’m writing to…”.

5. Đoạn văn dẫn đến kết thúc email

Kết thúc email bằng một câu thể hiện thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Câu văn đó có thể thúc đẩy người đọc hành động hoặc đơn giản là kết thúc cuộc trò chuyện.
Bạn có thể tham khảo những câu kết dùng khi viết email bằng tiếng anh được nhiều người sử dụng. Ví dụ như “Thank you for your patience and cooperation” (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị), “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ sự hồi âm từ anh/ chị).

Hoặc chi tiết hơn như: “I’ll look forward to discussing this with you further at 11 a.m. Thursday” (Tôi mong được thảo luận vấn đề này với bạn vào 11 giờ sáng thứ năm). Hay “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết).

Gửi thông điệp đến người nhận khi muốn kết thúc việc viết email bằng tiếng anh (Ảnh minh họa Internet)
Gửi thông điệp đến người nhận khi muốn kết thúc việc viết email bằng tiếng anh
(Ảnh minh họa Internet)

6. Kết thúc email một cách lịch sự

Có rất nhiều cách để kết thúc email ở trước chữ ký của bạn. Để thể hiện sự chuyên nghiệp khi viết email bằng tiếng anh, bạn nên sử dụng “Sincerely”, “Yours truly”, “Thanks again”, “Appreciatively”, “Best regards”, “Respectfully”.

Lưu ý, tránh dùng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong công việc nếu bạn không muốn bị đánh giá là thiếu tinh tế. Bạn chỉ nên dùng chúng với những người bạn thân khi viết thư hỏi thăm nhau.

7. Dành thời gian để đọc lại và chỉnh sửa

Đến đây, bạn gần như đã hoàn thành việc viết một email. Tuy nhiên, trước khi gửi đi, bạn cần một bước nữa cũng quan trọng không kém, đó là đọc lại và chỉnh sửa những lỗi sai (nếu có).

Theo đó, hãy rà soát lại và đảm bảo rằng nội dung thực sự ngắn gọn và dễ hiểu. Hãy chắc chắn rằng bạn viết đúng tên người nhận ở đầu thư. Cũng nên xem xét lại mục đích mà bạn đề cập không quá đột ngột và thể hiện được sự chân thành và thiện ý của mình.

Sau khi hoàn tất các bước, kiểm tra lại lần nữa địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Sau đó nhấn gửi và đợi phản hồi từ người nhận.

Dành thời gian để đọc lại email và chữa những lỗi sai (Ảnh minh họa Internet)
Dành thời gian để đọc lại email và chữa những lỗi sai
(Ảnh minh họa Internet)

Trên đây là cách viết email bằng tiếng anh mà bạn nên tuân thủ để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Đôi khi một chiếc email cũng có thể đánh giá được năng lực cũng như sự nghiêm túc của bạn. Do đó, cẩn trọng từ những điều nhỏ nhất là vô cùng cần thiết.

Viết email bằng tiếng anh dễ dàng hơn cùng YOLA

Để kỹ năng viết email bằng tiếng anh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, có rất nhiều cách để rèn luyện. Trong đó, đăng ký khóa học tiếng anh tại YOLA là đầu tư có lợi nhất. Vì bạn không chỉ viết email dễ dàng mà còn thành thạo cả 4 kỹ năng trong tiếng anh.

Tại YOLA, chúng tôi sở hữu đội ngũ giáo viên chuẩn quốc tế cùng phương pháp học phù hợp với từng khóa học. Nhờ đó, viết email bằng tiếng anh không còn là vấn đề khiến bạn bối rối nữa.

Để nâng cao các kỹ năng tiếng anh và chạm gần hơn đến ước mơ của mình, trung tâm tiếng anh YOLA sẽ là người đồng hành đáng tin cậy của bạn.

Sự nhiệt huyết của giáo viên là nhân tố giúp bạn cải thiện tiếng anh nhanh chóng
Sự nhiệt huyết của giáo viên là nhân tố giúp bạn cải thiện tiếng anh nhanh chóng

Giờ đây, viết email bằng tiếng anh sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều với 7 thủ thuật trên. Bên cạnh việc tuân thủ với những hướng dẫn này, bạn cũng cần linh hoạt để phù hợp với tính chất khác nhau của mỗi email.